Prozessmanagement - von der Prozessaufnahme zur Digitalisierung

Prozessmanagement ist per Definition ein systematischer Ansatz zur

• Erfassung,
• Planung und Gestaltung,
• Dokumentation,
• Messung und Überwachung sowie
• Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen.

Dabei sind sowohl wertschöpfende als auch administrative Prozesse im Unternehmen Gegenstand der Betrachtung. Wobei auch das Umfeld der Prozesse wie z. B. die Unternehmensstrategie, Aufbauorganisation, technische Ressourcen und Informationstechnologie berücksichtigt wird.

Unternehmen sehen das Geschäftsprozessmanagement dabei nicht als Selbstzweck, sondern verknüpfen damit sehr konkrete Erwartungen:

• Kosteneinsparungen und Gewinnmaximierung durch Senkung der Prozesskosten (finanzielle Interessen),
• Verringerung von Prozessfehlern, Zeitoptimierungen oder Standardisierung, um Prozesse effizienter zu gestalten, Durchlaufzeiten zu reduzieren oder die Prozessqualität zu erhöhen (Qualitätsaspekte und Kundenbindung) und
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit zur Einhaltung von Compliance und Governance (rechtliche Vorgaben).

Nicht vorhandene oder unzureichende Prozesse und ihre Folgen

Es ist kein Geheimnis, dass der Unternehmenserfolg zunehmend davon abhängt, wie erfolgreich ein Unternehmen sein Geschäftsprozessmanagement „im Griff hat“. Des Weiteren ist ein funktionierendes Prozessmanagement für jede Form der Digitalisierung eine zwingende Voraussetzung! Die Praxis zeigt aber, dass offensichtlich viele Effektivitäts- und Effizienzprobleme in Unternehmen ihre Ursache in nicht vorhandenen oder unzureichenden Geschäftsprozessen haben. Dabei haben speziell die Kernprozesse, die einen direkten Beitrag zur Wertschöpfung in Form des Einflusses auf Produkte und Dienstleistungen leisten, einen großen Einfluss auf die Kundenzufriedenheit. Somit bleiben potenziell viele Unternehmen hinter ihren Möglichkeiten zurück, obwohl die Vorgehensweise zur Umsetzung des Geschäftsprozessmanagements wirklich nicht neu ist. Worum geht es also konkret?

Zielsetzung der Prozessanalyse

Unter Prozessanalyse versteht man die systematische Untersuchung von Prozessen, sowie deren einzelne Bestandteile, um ein besseres Verständnis dieser zu erlangen und damit Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu erkennen.

Im 1. Schritt müssen dazu die vorhandenen Prozesse aufgenommen werden mit dem Ziel zur:

• Erhebung der aktuellen Situation,
• Abgrenzung und Beschreibung des Ist-Prozesses,
• Identifizierung von Schwachstellen und Optimierungspotentialen und
• Sammeln der Informationen für die Prozessbewertung (Potentialanalyse).

Im 2. Schritt erfolgt dann die eigentliche Analyse und Beschreibung der betrachteten Geschäftsprozesse im Unternehmen mit der Bewertung:

• abteilungsintern/abteilungsübergreifend und
• schnell (digital) umsetzbar/Umsetzung aufwändiger.

Als Ergebnis der Prozessanalyse sollen die Prozesse einheitlich, korrekt und vollständig dokumentiert und das Optimierungspotenzial klar erkennbar sein​.

Durchführung der Prozessaufnahme

Die Vorgehensweise der Prozessaufnahme ist unternehmensspezifisch leicht unterschiedlich, da unterschiedliche Voraussetzungen vorliegen können. Teilweise sind schon erste Prozessaufnahmen intern durchgeführt worden, bei anderen erfolgt der Start erst nach Prozessmanagementschulungen oder mit Unterstützung durch externe Prozessmanager. In der Regel erfolgen die Prozessaufnahmen dann im Rahmen von moderierten Workshops. Dort werden mit dem Prozessverantwortlichen und einigen Mitarbeitern der Prozessablauf mit seinen Aufgaben und Verantwortlichen erarbeitet und grafisch dargestellt in Form eines Flussdiagramms (z.B. als Swimlane-Prozessdarstellung). Dabei werden auch die wesentlichen Inputs und Outputs sowie mögliche Störfaktoren und Verbesserungspotenziale gleich mitaufgenommen.

Dokumentation der Prozesse

Die Dokumentation der Prozesse erfolgt dann wieder unternehmensspezifisch z. B. in einfachen Powerpoint- oder Visio-Diagrammen oder auch anhand eines Prozessmodellierungstools (z. B. Signavio Process Manager). Im Rahmen eines jeden Projekts oder Vorhabens werden die erarbeiteten Prozesse/Prozessanpassungen und ihre Bewertungen in eine einheitliche Dokumentationsstruktur gebracht, die den Unternehmen ein Vergleich der Prozessabläufe sowie Stärken und Verbesserungspotenziale erlaubt.

Häufig erstreckt sich ein Geschäftsprozess über mehrere Bereiche/Abteilungen. Dieser ​Ansatz macht die Prozessanalyse aufwändig und unüberschaubar, sie mündet dann letztlich als Ergebnis in der Zusammensetzung von Prozessketten und der Verortung in der Prozesslandkarte, d.h. in einer vollständigen Darstellung der Geschäftsprozesse eines Unternehmens mit gruppierten Prozessebenen (Management-, Kern- und Unterstützungsprozesse).

Fazit

Durch Prozessmanagement wird die Gestaltung und Steuerung von Prozessen konsequent auf die strategischen Unternehmensziele und die Erwartungen von Kunden ausgerichtet. Dabei steht die Kundenorientierung als oberstes Ziel.

Durch eine laufende Messung und Verbesserung von Prozessen, z. B. im Rahmen einer Standardisierung und Harmonisierung von Prozessen unabhängig von Standort oder Organisationseinheit im Unternehmen, kann deren Leistung kontinuierlich aufrechterhalten und eventuell gesteigert (Prozesseffektivität) und gleichzeitig Prozesskosten gesenkt werden (Prozesseffizienz). Somit ist Prozessmanagement in Unternehmen im Grunde der Kern einer jeden Qualitätsverbesserung und Voraussetzung für die Digitalisierung als Treiber für die digitale Transformation.

Dafür gilt es aber einige Voraussetzungen in den Unternehmen zu etablieren, die hier als Empfehlung aufgelistet werden:

• Gleichzeitige Betrachtung und Entwicklung von wertschöpfenden und administrativen Geschäftsprozessen
• Einführung einer Prozessorganisation mit abteilungsübergreifenden Kompetenzen
• IT­-unterstützte Messung, Aufbereitung und Analyse der Prozessleistung durch Prozessindikatoren

Digitalisierung und die darauf aufbauende digitale Transformation ist dabei kein wirklich neues Thema. Bereits vor 20 Jahren war die IT-basierte Verbesserung von Geschäftsprozessen im Fokus vieler Unternehmen. Bedingt durch umfangreiche Fortschritte in vielen technologischen Feldern hat der Druck zur Transformation in den letzten Jahren aber stetig zugenommen. Und daran wird sich so schnell auch nichts ändern, da es noch „genug Luft nach oben“ gibt beim Thema Kundenorientierung.