Effiziente Messeproduktion mit Microsoft Dynamics 365 bei der Messe Berlin

Die Messe Berlin bildet einen enormen Wirtschaftsfaktor für die deutsche Hauptstadt und ist für viele Veranstalter – von Großevents bis hin zu kleineren Kongressen – ein lukrativer Austragungsort. Selbst nach den corona-geprägten Jahren verzeichnete die Messe Berlin im Jahr 2022 insgesamt 120 Veranstaltungen mit mehr als 20.000 ausstellenden Unternehmen und über 1,3 Millionen Besucher:innen. Damit gehört sie zu den zehn größten Messegesellschaften der Welt.

Die Herausforderungen dabei: Die nötigen Kernprozesse für die Messeproduktion wurden lange Zeit über Telefon, Fax, E-Mail und bestenfalls Excel-Tabellen ohne systematischen und übergreifenden Datenaustausch abgewickelt. Dies führte zu einer unstrukturierten und intransparenten Messeproduktion, die die Umsetzung für alle Beteiligten erschwerte. Eine mehrjährige Untersuchung und Dokumentation der zugehörigen Geschäftsprozesse ergab zudem einen niedrigen Digitalisierungsgrad. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, wurde das Projekt MBPro – Messe-Berlin-Produktionsmanagement – im Jahr 2018 ausgeschrieben.

Ziel des Projektes war es, alle bestehenden Prozesse auf ihre Digitalisierbarkeit zu prüfen, gegebenenfalls anzupassen und hinsichtlich der definierten Prozessstruktur und Transparenz in einem einzigen System, dem MBPro, abzubilden und zu automatisieren.

Nach einer umfassenden Evaluierung der IST-Situation und einer Anforderungsanalyse der benötigten Prozesse entwickelten die Expert:innen von affinis ein Lösungskonzept für MBPro auf Basis von Microsoft Dynamics 365 in Kombination mit Microsoft Azure und der Microsoft Power Platform. Im Rahmen eines umfassenden Piloten wurde die Machbarkeit des Konzeptes anhand ausgewählter Kernprozesse bestätigt und anschließend als Hauptprojekt beauftragt und umgesetzt.

Parallel zu den Prozessoptimierungen wurde mithilfe wechselnder Teams von Key- und Test-Usern die Einführung des neuen Dynamics-Systems durchgeführt. Innerhalb mehrerer Iterationen formulierten erst die Key-User die fachlichen Anforderungen an das neue IT-System, anschließend wurde die Entwicklung von den Test-Usern geprüft und die bisher umgesetzten Prozesse innerhalb von Feedbackschleifen nachgeschärft. Während des gesamten Entwicklungsprozesses unterstützten die Expert:innen von affinis auch innerhalb des Change Managements. Schließlich werden mit dem neuen System zukünftig etwa 350 Personen arbeiten, zusammengesetzt aus eigenen Mitarbeitenden und an das System angeschlossene Dienstleister.

Nach dem Abschluss der Entwicklung haben die Expert:innen von affinis die Einführung in den Regelbetrieb bei der Messe Berlin aktiv begleitet und die User bezüglich des neuen Dynamics-Systems geschult.

Die teils unstrukturierten Kernprozesse bezüglich der Messeproduktion – und die daraus oft erst im Nachgang festzustellende Ressourcenverschwendung – konnten durch das neue Dynamics-System abgeschafft werden. Definierte Prozesse, umfangreiche Dokumentationen und gebündelte Kommunikationswege führen nun zu völliger Transparenz innerhalb der Messeprojekte. So kann der jeweilige Projektstatus von allen Beteiligten immer und jederzeit abgerufen werden, um fundierte Entscheidungen zu treffen und schnell auf kurzfristige Gegebenheiten zu reagieren.

Durch die effektivere und effiziente Abwicklung der Prozesse entfallen die bislang hohen Kosten, die durch teils mehrfache Bearbeitung von Aufgaben angefallen sind. Die Messe Berlin kann durch das neu entwickelte System die eigenen Prozesse hinsichtlich Zeit und Ressourceneinsatz mit nur der Hälfte des vorherigen Aufwands umsetzen – bei einzelnen Prozessschritten ist die Einsparung sogar noch deutlich höher. Nach eigenen Aussagen des Kunden können durch MBPro – bei konsequenter Nutzung in allen Bereichen – zukünftig konzernweit Einsparungen von 70 – 80 Prozent erreicht werden.

„Mit einem derartig positiven Projektergebnis haben wir nicht gerechnet. Ehrlich gesagt sind wir vor Beginn des Projektes von einem deutlich niedrigeren Digitalisierungsgrad als Ziel ausgegangen – die im Endeffekt von affinis gelieferten Ergebnisse haben wir nicht im Rahmen des Möglichen gesehen. Und das alles im geplanten Zeitrahmen.“

Mit den vorhandenen Ressourcen kann die Messe Berlin dank des neuen IT-Systems MBPro insgesamt eine schnellere, präzisere und kundenorientiertere Messeproduktion durchführen, bei der alle internen und externen Leistungen des Event-Services zusammenlaufen.

Neben dem technologischen Know-how und dem fachlichen Verständnis für die Digitalisierung von Prozessen konnten die Expert:inenn von affinis auch durch ihre langjährige Erfahrung in der Messewirtschaft überzeugen. Vor allem die notwendigen disruptiven Änderungen in der Prozesslandschaft der Messe Berlin wurden von affinis optimiert.

„Was mich an der Zusammenarbeit begeistert hat, war, wie tief sich die Expert:innen von affinis in unsere Prozesse eingedacht haben. Das Team von affinis hat dadurch nicht nur die technische Umsetzung des MBPro übernommen, sondern auch das fachliche Konzept zu einem wesentlichen Teil mitgestaltet.“

Dabei passte nicht nur das technologische und fachliche Know-how, sondern auch die Zusammenarbeit auf persönlicher Ebene. Gemeinsam mit der Messe Berlin entwickelten unsere Expert:innen nicht nur eine Systemumgebung, die die bisherigen prozessualen Herausforderungen des Kunden löst, sondern durchlaufen den gesamten Change-Prozess des Kunden auf Augenhöhe. Nur so konnten auch während des Projektverlaufs weitere Funktionen integriert werden, die zu Projektbeginn zwar nicht angedacht waren, aber zum wesentlichen Erfolg des neuen Systems führten.

Durch die überzeugende Umsetzung plant die Messe Berlin bereits weitere Projekte mit den Expert:innen von affinis. Zum einen sind dafür bereits definierte Folgeaktivitäten zur Erweiterung der IT-Landschaft geplant. Zum anderen wird der Einsatz von moderner, generativer Künstlicher Intelligenz im neuen System betrachtet. Gerade bei der Informationsverarbeitung konnte die Messe Berlin einen großen Schritt mit der Einführung von MBPro vollziehen. Mithilfe von Künstlicher Intelligenz sollen noch einmal neue Möglichkeiten geschaffen werden, die zu weiteren Prozessoptimierungen führen und in der Konsequenz einen erheblichen Wettbewerbsvorteil darstellen.